A day in the WFH life (Working from home) with Pedro R.

This week, I had the pleasure to be on the Company's intranet news, sharing my experience with this working from home new normal. It was a nice surprise from the colleagues in Boston and would like to share that you all as well. My main recommendation, remember to be kinder to yourself! 

With the permission of the internal comms team of the company, here the full interview.

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Boston, May 29th, 2020

Working from home in Berlin, Germany is Pedro Rueda, a Learning Specialist on the Learning & Development team. Today, Pedro shares his WFH experience and most importantly reminds us to be kinder to ourselves.

How are you staying connected with your team and other individuals? 

In L&D EU we have coffee chats after lunch. They are informal chats where we talk about tv shows, restaurants, and playlists. We try to simulate our after-lunch coffee chats that we used to have on the 9th-floor sofas with barista coffee. 

How do you structure or start your day?

I usually wake up between 6:30 and 7:00 AM, I start my day with a nice cup of Colombian coffee. Afterwards I meditate, check the news, exercise for 15 minutes and then shower. I start working usually around 9:30. 

The first thing I do is check my priorities, create a list of things that need to be completed by the end of the day, and then rank them. I also check my agenda and make sure that I am ready for the meetings I have that day (either with pre-reads or if it is a meeting that I requested I make sure I have a clear outcome for the call). I try to keep my mornings clear of meetings so I can focus on operations and actually completing/finishing tasks. Since I am on a global team, my afternoon is usually full of meetings with colleagues from the US. 

What is your current work set up?

I have a screen, my laptop, and my iPad. I love my iPad for notes and also as a second screen. A plus in my WFH set up is Google Home. It helps me with some quick questions, timers, the radio, Spotify… during this isolation time, it may be becoming my best friend. 

Is there anything you are struggling within the adjustment to WFH? 

At the beginning of the WFH period (and still some nights), I was having problems sleeping. I was going to bed at 2 AM and struggling to fall asleep. It might be because I was combining my workspace with my break and personal space. My solution for it is to stand up, read a book, drink some tea, try to relax, and go back to bed. Force your body to wake up at a certain time and try to keep a routine, even in your WFH period. 

Any WFH Life Hacks? 

It is ok to be sad and feel lonely sometimes. It is ok to feel that you are not your 100%. It’s ok to feel weird. It’s ok if you don't wake up super early to do your morning routine. It’s ok if you do not complete your Duolingo lesson and it is ok if your diet is weird. Perfect lives are only on Instagram. In real life, we all struggle, and it is ok to feel all those emotions. Feel that, think about how you can improve, make some changes, share them with people, and move on stronger! Connect with the people you love or with your favorite person. Social distancing is only physical. Use this time to connect with old friends and your family. Use the time to think about what is next for you. 

How has your WFH experience evolved?

For the first two weeks, I noticed I was spending more than 40% of my time on meetings. After that, I decided to cancel meetings that could be an email or a slack. I became more conscious about meeting time and if I/we really needed them. I also noticed that I really missed social interaction. I am Latino so a nice hug is always appreciated. My walk at noon to a restaurant with my colleagues is also missed, so my appreciation for those small yet important things has evolved. 

Any current goals? 

A personal goal is to complete 3 books by the end of Q2 and organize a new trip with my mother.  I have also connected with old friends. I now have  zoom chats on Sundays with my school friends, and on Saturdays with my nerd friends (we now have a “learning space”)

Some Wayfair goals are to implement the new hire tracker for the EU, launch the Onboarding Playbook for Hiring Managers, and work on the analytics for internal mobility – Stay tuned! 

Favorite inspiring quote? 

My favorite inspiring quote, and maybe one of the reasons why I love Learning and Development: ‘It’s better to be prepared for an opportunity and not have one, than to have an opportunity and not be prepared.’ -Les Brown

Favorite way to entertain yourself- movies, podcasts, music, books? 

Netflix is your friend. The last show I started watching was Update (Amazon Prime). If you are a fan of sci-fi futuristic shows, you might like this one. Strategy video games like Civilization is also my favorite hobby. If you want to play online let me know! World of Warcraft is also there to enjoy.

Regarding books, right now I am reading “The Culture Map” by Erin Meyer. If you want  some latin beats, here are the ones I listen to on repeat during the week: Mejores amigos (Morat), Morado (J Balvin), Un Año (Sebastian Yatra), Se Preparó (Ozuna), 11 PM (Maluma)… and if you are going to present something and need a wake-up song La La La (Shakira)… it’s true that if you want it then act like you mean it!

Cómo hacer tu propio tapabocas / cubrebocas / mascarilla?! Reciclado, fácil, y con algo de humor! Aquí vamos!

Red, aquí estoy con algo diferente a lo normal. Es posible que sea por una palabra, que estoy odiando en estos momentos (como profesional en cambio organizacional me queda mal odiarla, pero creo que la están usando muchos sin sentido), re-inventandome, o simplemente por tener tiempo de sobra, ser parte del grupo con alto riesgo, y las ganas de hacer algo creativo.

En el próximo video les muestro cómo hacer tapabocas de manera artesanal, sin máquina de coser, con prendas de tela recicladas, y tiempo para hacer junto con la familia, hijos, amigos. Es la nueva tendencia! Imagínense un mundo en donde la nueva moda será vestir con tapabocas, unos pedazo de tela, con el cocodrilo de Lacoste, por decir un ejemplo, van a valer unos cientos, y en general, el escenario en los próximos años va a ser diferente.

En los países europeos y en general, occidente, el tapabocas será el nuevo normal, entonces la invitación mía a todos es, a cuidarnos, a dejar los insumos medicos a quienes verdaderamente los necesitan y a re-invertarnos  hacer lo que nos haga felices y que aporte al "nosotros" en sociedad.

Disfruten el video, ríanse de mi barba de cuarentena y de mi pijama de M&Ms.

Challenges during the implementation and the paradox in the Agile Methodology

Challenges during the implementation and the paradox in the Agile Methodology (Part 1)

By: Pedro Rueda

The implementation of the agile methodology brings many challenges, some of them will be exposed below with the objective that organizations that want to implement this methodology take them into account and can create different mechanisms that reduce the risk that these challenges could bring. A significant challenge that organizations have when moving to the agile methodology is to make all their employees move in the same direction. In the example and implementation analyzed above, it is possible to observe that the three organizations consider that the implementation is a whole "journey," and it is not a process of change that happens radically. The challenge, in this case, is not to make people move or start the process of transformation, to recognize the concepts and internalize the issues that bring the agile terminology. The challenge is that, along the path of transformation to be traveled, all teams are "walking" in the same direction. That is why the creation of a vision that transforms the mindset of employees is necessary and is an integral role of the leaders to make all employees live that vision and recognize where the organization will be after implementation and the importance of the change management process. 

Another element that generates a challenge for the implementation of agile methodology is what could be defined as the anxiety that the constant need for change brings. In the book The Agility Shift, the author calls it from "False security" to "Anxious Confidence"*. In this sense it is considered that instead of working with the false security of having everything stable and having "sure" what will happen later and what should be delivered as a result, without learning to improve the project, it is good to have a level of healthy anxiety that psychologists call it "anxious confidence"**. Individuals know that at any moment something can happen that is not expected, and that is not planned; however, they are in the capacity to assume these changes, so that anxiety does not translate into something negative, but on the contrary, they know and are clear about the goals and the established vision. The challenge at this point is to find a relationship or positive tension between the anxiety with new scenarios, the inability to plan precisely and the unpredictable events and the self-confidence that can be demonstrated by an individual or an agile group. They are willing to see the obstacles as opportunities so a characteristic of agility will be the confidence that a person generates in their ability to face unpredictable events beyond the confidence that a person can generate due to the ability to plan with an amount of time in advance. 

One of the challenges of agile companies is the paradox between stability and flexibility. In the design and implementation of the methodology, the question arises between maintaining the speed of execution and creating stability in the business. Generally, small companies could be considered to adapt more quickly to an agile methodology since they do not have as many bureaucratic processes as in a large company. When considering the implementation of the agile methodology, it is possible to contemplate that it is necessary to choose between flexibility and stability when the company starts to grow, however, the challenge is to be able to maintain a combination between these two.

Start-ups are a clear example of companies that, often intuitively, take parts of the agile methodology without realizing it. According to the consulting group of McKinsey***, a truly agile organization is the one who manages to maintain both sides of the paradox actively, on the one hand, stability, efficiency and resilience and on the other the flexibility, speed, and adaptability. To achieve this, companies have the challenge of creating a "fixed backbone" where dynamic, changing, and adaptable elements can be continuously added. In the article "Agility: It rhymes with stability," McKinsey compares this paradox with a Smartphone and considers that companies that want to implement an agile methodology should compare with a Smartphone. A cellphone of this type usually maintains standard hardware, a body that gives it the stability and the ability to execute several applications. That hardware is the core of the telephone where all the processes are administered; however, it has applications that are updated continuously and that are installed or deleted according to the needs of the end-user. For McKinsey, telephone hardware refers to the stability that an organization must have in terms of three main elements: structure, governance, and process. The applications correspond to the dynamism and the capacity to be flexible that the organization must have. Example of this dynamism or these "apps" that are installed and uninstalled depending on the user's need are the "self-organized" teams established for particular specific objectives, talent reviews, allocation of resources to projects and feedback.

To be continued.

* Meyer, P. The agility shift. Creating agile and effective leaders, teams, and organizations. 2015. Pp. 82

** Mirvis, P. Variations on a theme-practice improvisation. Organization science. Vol. 9., No. 5. September-October 1998. Pp. 586-592.

*** Aghina, W., De Smet, A., and Weerda, K. Agility: It rhymes with stability” McKinsey Quarterly, McKinsey. December 2015. Retrieved September 2018, from https://www.mckinsey.com/business-functions/organization/our-insights/agility-it-rhymes-with-stability.

Un Colombiano en Londres

Un Colombiano en Londres

Clasificaría a Londres como una de mis ciudades europeas favoritas. Estimaría que esta en el mismo nivel de admiración, amor y deleite del que le tengo a Barcelona y Atenas. Londres es una ciudad vibrante, global, que combina tradición con modernismo. Esto se ve no solo al caminar por sus calles, al ver su política, su arquitectura, al ir por un trago, al hablar con la gente. Londres siempre será la dear darling. 

Un Colombiano (and a Dutch) en India! - Parte I

Un Colombiano (and a Dutch) en India! 

El sueño se cumplió. Y si, niguna foto puede respetar la verdadera grandeza del Taj Mahal. India es un país hermoso, que reta tu status quo. Definitivamente te saca de tu zona de confort. Te recuerda también la desigualdad en la que vivimos. Como lo dice su marca país, con la cual estoy totalmente de acuerdo, Incredible India. Aquí el primer video de una serie de varios! Espero les guste, y usen los comentarios si quieren saber algo más! 

- For English speakers, the video is actually in English. The first part is in Spanish with subtitles. So, guys, you are also welcome to join! 

Un Colombiano en Helsinki (Serie por los países nórdicos)

Un Colombiano en Helsinki (Parte I - Serie por los países nórdicos) 

Esta vez desde Helsinki, la capital de Finlandia. Una ciudad que me voló la mente un par de veces. Pedro idiota casi se cae grabando, si encuentran el momento exacto en el que fue, me avisan en los comentarios. Pensé varias veces en eliminar ese pedazo pero dije... que carajos, hasta cool se ve. -Casual. 

Una capilla diferente...

Encontré en Helsinki un lugar que bien se podría acerca a lo que es la visión de iglesia del siglo XXI que tanto comparto. Este lugar se llama la Capilla del Silencio. Un lugar para tranquilizarse, bajarle un poco al agite del día a día en una de las áreas más congestionadas de la capital finlandesa. La capilla es un centro religioso ecuménico, invita a cualquier persona, independiente de la religión que profese, y cuenta con profesionales en trabajo social y médicos disponibles para aquellos visitantes que quieran discutir algún tema o tengan alguna consulta. 

Esa debe ser la función de la iglesia, un lugar en donde las personas encuentren refugio, en donde puedan pensar sin sentirse juzgados o juzgadas. Un lugar en donde puedan encontrar ayuda. La religión del siglo XXI debe ser una religión cercana a la gente, en donde las personas puedan conectarse con otros y con su espiritualidad, un lugar que nos ayude a ser mejor personas en todos los aspectos. La iglesia no debe recriminar ni decirle a todo el mundo que se va al inferno, la iglesia debe ir a hablar con la gente, a brindar espacios de crecimiento, a acercar a Dios con lo terrenal, a acerca lo individual con lo colectivo en sociedad. 

Y también una biblioteca diferente...

Espacios que conecten a los individuos al rededor de educación y desarrollo, de esos espacios estamos carentes en Latinoamérica, esa forma de política social es la que necesitamos en nuestra Latinoamérica para brindar contexto a la educación de nuestros jóvenes. En Helsinki, el país que ocupa el 6to lugar en la mejor educación del mundo, encontré la biblioteca Oodi, y de nuevo, fue diferente. 

Entré y encontré revistas, un espacio con una arquitectura hermosa, con centros de información, y ningún letrero de silencio. Subí y encontré un espacio amplio, lleno de jóvenes que se reunían en una biblioteca a ver revistas, a leer, a ver multimedia, a hacer trabajos, a debatir. Habían impresoras 3D gratuitas para quienes las quisieran utilizar, salones de aprendizaje abiertos al publico para quienes quisieran utilizarlos, tablets disponibles para todos, internet con gran ancho de banda, y salones de juegos para descansar y dispersar la mente después de una larga jornada de aprendizaje, y bueno, por supuesto, libros, muchos libros. 

Nuestro error es la falta de estos espacios, la falta de brindar contexto a nuestros estudiantes. De qué sirve enseñar información vacía si no se explica como utilizarla, como ponerla en el contexto del día a día. Erramos en enseñarle a nuestros jóvenes a pensar, a analizar. El pensamiento critico es el que falla. Ya incrementamos los niveles de educación superior, solo basta tomar como ejemplo cuántos profesionales en administración, por nombrar una carrera, han producido las universidades en Colombia, por nombrar un país. Ahora analicemos la capacidad de esos profesionales de hacer debate, de analizar ideas, de generar escenarios, de innovar, de pensar fuera de la caja, de analizar un reporte de un noticiero de manera critica, de tomar decisiones éticas. Ahí erramos, desde el colegio, desde el instituto, desde el bachillerato, ¿qué estamos fomentando?, no vayamos muy lejos, abran un articulo en cualquier periódico, y vayan a la sección de comentarios. 

Un Colombiano en Tallinn (Serie por los países nórdicos)

Un Colombiano en Tallinn (Parte I - Serie por los países nórdicos) 

Hoy les comparto mi recorrido por Tallinn, la capital de Estonia. Lo hago en forma de video, sin embargo, hay un par de cosas que me llamaron la atención y que me gustaría compartir en escrito. 

No tengas miedo de viajar solo 

Este viaje lo hice solo, como varios que hago cuando quiero desconectarme, descansar. ¿Porqué tenemos miedo de viajar solos? ¿Que es lo máximo que puede pasar? ¿No pasa lo mismo si viajamos acompañados? Hasta recomiendo que varias veces en la vida viajes solo. ¿Pero y que razón? ¿O cuáles son las razones? Aquí te menciono tres, que por lo menos para mi son las más importantes. 

1) Te desconectas: Te concentras en ti, y te das cuentas qué te hace feliz, qué te gusta. Tienes tiempo para pensar en tu vida, en qué cambios quieres hacer cuando regreses. Ves tu vida desde una perspectiva diferente, desde afuera; y cuando regresas, regresas con ganas de hacer muchos cambios. 

2) Tu decides: Todo se mueve más rápido porque tu decides. ¿Por aquí o por allá? ¡Por donde sea! Tienes el día completo para ti! Si se te antoja entrar en ese lugar, entra, pide la comida que quieras, quédate cuanto tiempo quieras, ese tiempo es tuyo, es para ti. 

3) Te conectas con otros: Descubres nuevas cosas, nuevos sabores, nuevas personas. ¡Haces nuevos amigos! ¡Se feliz! Saluda al que esta al lado, sonríele al del restaurante, ¡haz lo que quieras! nadie te va a juzgar, nadie te conoce, que más da parecer que estas loco. Tu se feliz saludando a otros y haciendo tu parte, los demás te seguirán la corriente. 

La corrupción es el mal mayor 

Cada vez estoy más convencido que la corrupción es el mal mayor en nuestros países latinoamericanos. En este video les muestro a Tallin, la capital de Estonia. Una República Parlamentaria con un poco más de 1.3 millones de habitantes, una superficie de 45.000 Km2, con inviernos extremos y recientemente independiente (año 1991). Sin embargo, es un país totalmente digital, con transporte público gratuito para todos sus habitantes y con índice de desarrollo humano (IDH) de 0,87 (Colombia está en el puesto 90 con 0,747). 

A lo que voy es que nada tiene que ver el conflicto (el conflicto es generado por la falta de educación y por la brecha social que sale a partir de la corrupción y la falta de recursos), nada tiene que ver el tamaño de la población, la temperatura o la ubicación geográfica. Todo depende de quien administre los recursos, de que se haga con esos recursos, de donde se invierte, de en qué se invierten. Lo más fácil es echarle la culpa a la guerra (y no verla como una consecuencia), o echarle la culpa a los mamertos de izquierda, a los oligarcas de derecha o a los tibios de centro; sin embargo, avanzaremos como país cuando logremos entender que un servidor público es eso, un servidor público que está ahí para ayudarnos a avanzar, y que debe de rendir cuentas y no por el contrario, recibir pleitesía.

Y lo menciono porque en este viaje a Tallin, un país que está en el puesto 18 en corrupción, pude acercarme hasta la puerta del parlamento y de la casa del presidente, sin el más mínimo problema de seguridad. Cuando me dijeron que el transporte público era gratuito, y que el país, por su tamaño, estaba atrayendo ciudadanos digitales a través de una estrategia de ciudadanía digital para comercios y empresas, me reafirmó la idea de que la corrupción es el mal mayor, y me animó a pensar como sería Colombia sin ese cáncer tan arraigado, difícil de eliminar y lamentablemente ya, interiorizado como sociedad. 

¡Y aquí el video!

Querido(a) mamerto, oligarca o indeciso (porque es todo en lo que una pequeña clase de políticos nos quieren agrupar, y nosotros nos dejamos), aquí el video.